Choć zarówno Microsoft 365, jak i Google Workspace oferują solidne rozwiązania chmurowe, Microsoft wyróżnia się funkcjami szczególnie istotnymi dla średnich i dużych przedsiębiorstw.
Dlaczego? Poniżej przedstawiamy 3 kluczowe powody, dla których Microsoft 365 wygrywa w bezpośrednim porównaniu Microsoft vs Google, szczególnie w średnich i dużych organizacjach.
W skrócie
- Shared mailbox
- Power Platform
- Security
1. Shared Mailbox w Microsoft 365 – przewaga nad Google Workspace
Jedną z funkcji, która realnie usprawnia codzienną pracę zespołów, jest shared mailbox Microsoft 365, czyli współdzielona skrzynka Microsoft 365. Rozwiązanie to idealnie sprawdza się przy obsłudze adresów takich jak info@firma.pl, support@firma.pl czy sprzedaz@firma.pl.
Shared mailbox Microsoft 365 oferuje:
- dostęp dla wielu użytkowników bez konieczności zakupu dodatkowych licencji
- do 50 GB pojemności bez dodatkowych kosztów
- po odejściu pracownika zmieniasz jego skrzynkę w SM i masz wszystko zachowane
- pełną historię korespondencji widoczną dla wybranych osób zespołu
- ustawienia uprawnień na odczyt, lub też wysyłkę wiadomości
- możliwość wysyłania wiadomości z adresu współdzielonego
- skrzynka tylko do systemów, np do podpięcia pod CRM
- natywną integrację z Outlookiem (desktop, web, mobile)
W Google Workspace podobną funkcję realizują Google Groups lub Collaborative Inbox, jednak wymagają one dodatkowej konfiguracji i nie oferują tak płynnej obsługi jak współdzielona skrzynka Microsoft 365.
👉 Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o shared mailbox, zobacz:
dokumentacja Microsoft 365
2. Automatyzacja procesów biznesowych w Microsoft 365 (Power Platform)
Kolejną przewagą, którą wyraźnie widać w porównaniu Microsoft 365 vs Google Workspace, jest automatyzacja procesów Microsoft 365 realizowana przez Power Platform Microsoft.
Power Platform składa się z:
- Power Automate – automatyczne workflow i integracje
- Power Apps – aplikacje biznesowe bez kodowania
- Copilot Studio – budowanie własnych Botów
- Power BI – raportowanie i analityka danych
- Power Pages – portale i formularze biznesowe
Dzięki Power Platform Microsoft firmy mogą tworzyć Power Apps – aplikacje biznesowe, wdrażać Power Automate workflow oraz automatyzować procesy bez angażowania programistów.
Przykłady zastosowań:
- automatyzacja procesów HR i obiegu dokumentów
- aplikacje mobilne dla handlowców
- integracje z ERP i CRM
- dashboardy menedżerskie w Power BI
➡️ To właśnie automatyzacja procesów Microsoft 365 sprawia, że platforma Microsoft jest częściej wybierana przez średnie i duże organizacje.
👉 Zobacz, jak robimy to w praktyce:
kalkulator Microsoft 365
3. Bezpieczeństwo danych w Microsoft 365 vs Google Workspace
W obszarze ochrony informacji bezpieczeństwo Microsoft 365 stoi na poziomie enterprise i znacząco przewyższa możliwości Google Workspace. Minusem tutaj jednak jest potrzeba dodatkowych licencji. Jednak mając najczęściej wybierany pakiet Businness Premium bardzo dużo jest w pakiecie.
DLP Microsoft 365
DLP Microsoft 365 (Data Loss Prevention) umożliwia. Tak naprawdę zestaw narzędzi, które pojawiają się w każdym miejscu styku z innymi systemami.
Chcesz mieć pewność, że nikt nie wysyła danych do niezaufanej aplikacji?
DLP!
Chcesz, aby pracownicy 1 lini mogli tylko robić automatyzacje z użyciem Teams?
DLP!
Chcesz, aby Bot dla Działu Sprzedaży mógł łączyć się z CRM, ale już nie przesyłał danych do AI?
DLP!
W tym wszystkich dodatkowo są klasyfikatory danych, które wykrywając typ. Podnoszą alarm, np:
- wykrywanie danych wrażliwych (PESEL, dane finansowe, medyczne)
- ochronę e-maili, dokumentów, Teams i SharePoint
- blokowanie nieautoryzowanego udostępniania danych
Na podstawie takich alarmów akcja może zostać zgłoszona/ zablokowana/ dozwolona tylko dla wybranych osób/ działów.
Conditional Access Microsoft
W świecie, gdzie 90% aplikacji jest Cloud First. Dostęp do zasobów firmy wymaga ochrony. Dobrze wiemy, że phishing w łatwy sposób może ukraść dane dostępowe użytkownika. Dzięki regułom CA, możemy blokować logowania z niezaufanych lokalizacji, nie znanych urządzeń, wymuszać FIDO lub tokeny sprzętowe.
Dzięki Conditional Access Microsoft możesz:
- wymuszać MFA w określonych scenariuszach
- blokować dostęp z wybranych krajów
- kontrolować logowanie według typu i stanu urządzenia
Etykiety poufności Microsoft 365
Temat, który może uratować milionowe szkody związane z RODO. Praktycznie każdy obiekt w M365 może otrzymać etykietę. Każda etykieta to zestaw reguł, które wymuszają pewne zachowanie. Głównie skupia się to wokół szyfrowania i ograniczenia dostępu.
Przykład:
Pani Zosia z HR miała wysłać excel z raportem wynagrodzeń do Prezesa marcin.z@firma.pl
Jednak wysłała do
marcin.zz@firma.pl
W normalnej sytuacji plik zostaje otwarty przez nieupoważnioną osobę i mamy problem.
Jednak Pani Zosia została uratowana, ponieważ wszystkie jej pliki domyślnie jakie tworzy mają etykietę POUFNE. Dzięki temu marcin.zz po próbie otworzenia pliku otrzyma komunikat, że nie posiada uprawnień do ODSZYFROWANIA pliku.
Etykiety poufności Microsoft 365 pozwalają na:
- klasyfikację dokumentów i e-maili
- automatyczne szyfrowanie
- watermarking i ograniczenia kopiowania
Co ważne, bezpieczeństwo danych Microsoft 365 działa niezależnie od lokalizacji pliku – ochrona „podróżuje” z dokumentem. Ponieważ odszyfrowanie pliku odbywa się podczas sprawdzenia uprawnień użytkownika w oddzielnym systemie w tle.
Podsumowanie – kiedy Microsoft 365 wygrywa z Google Workspace?
Choć Google Workspace jest prostym i szybkim rozwiązaniem, Microsoft 365 dla firm wygrywa tam, gdzie liczy się:
- zaawansowana współpraca zespołowa (shared mailbox)
- automatyzacja procesów Microsoft 365
- wysokie bezpieczeństwo danych
- skalowalność i rozwój organizacji
Dlatego w porównaniu Microsoft vs Google Workspace to właśnie M365 jest częściej wybierany przez firmy myślące długoterminowo.
FAQ – Microsoft 365 vs Google Workspace
Czy Microsoft 365 jest lepszy niż Google Workspace?
Dla średnich i dużych firm tak – oferuje lepsze bezpieczeństwo, automatyzację i współpracę.
Czym się różni Microsoft 365 od Google Workspace?
Microsoft 365 oferuje Power Platform, shared mailbox bez dodatkowych licencji oraz bardziej zaawansowane zabezpieczenia.
Czy shared mailbox w Microsoft 365 jest darmowy?
Tak, do 50 GB bez dodatkowych licencji.
Czy możliwa jest migracja z Google Workspace do Microsoft 365?
Tak, obejmuje pocztę, kalendarze, kontakty i pliki.
O autorze
Artykuł przygotowany przez appser.it – partnera Microsoft 365, specjalizującego się we wdrożeniach Microsoft 365, migracjach Google Workspace do Microsoft 365 oraz konsultingu Microsoft 365 dla firm w Polsce.
👉 Potrzebujesz wdrożenia lub migracji?
Skontaktuj się z appser.it – pomożemy w doborze licencji, bezpiecznym wdrożeniu i automatyzacji procesów w Microsoft 365.
Dodaj komentarz